Poco a poco, los archivos PDF han ido ganando una importancia brutal dentro de nuestro día a día, porque ya no es sólo frecuente encontrar manuales y tutoriales en este formato sino que casi cualquier documento que usamos, nos lo encontramos en PDF. A esto ha contribuido mucho el hecho de que para hacer un documento PDF nos basta con darle a “Guardar como…” dentro del Word y seleccionar la respectiva opción PDF.

¿Para qué podemos editar un archivo PDF?

Vale, la mayoría de nuestros documentos están en PDF pero si por algo se caracterizan es que no se pueden editar de una manera sencilla. ¿Que una palabra está escrita con b y no con v? Pues nos tenemos que aguantar salvo que queramos complicarnos un poco más la vida. Y así con muchas otras cosas. Son muchos los motivos que pueden inducirnos a editar un archivo PDF… desde desbloquear el archivo para poder editarlo posteriormente a querer quitarle la contraseña para poder imprimir desde una multifunción sin necesidad de usar el ordenador.

Cómo editar el contenido de un archivo PDF

Empecemos por lo más básico: editar el contenido de un archivo PDF. Por ejemplo, añadir una coma, una palabra… lo que sea. El proceso es simple: nos vamos a una web, subimos el archivo PDF y lo editamos. En algunos casos no podremos borrar contenido pero sí añadirlo, así como añadir flechas, post-it… casi cualquier cosa. Pero tenemos que tener algo muy en cuenta: es necesario registrarse en estas webs ya que aunque al principio no sea necesario, si queremos descargar el PDF tras haberlo editado, será necesario registrarnos. No pasa nada, el registro es totalmente gratuito así que no debería suponer un problema.

- PDF Vue. Esta web mezcla servicios de pago con servicios gratuitos. Los servicios gratuitos están bastante limitados por lo que quizás no resulte la opción más apropiada si queremos editar un archivo PDF. Podemos encontrar otros usos como visualizar documentos online en un ordenador que no tenga ninguna aplicación PDF instalada.

- PDF Escape. Personalmente, es mi opción preferida. Necesitamos registro antes de empezar a editar un archivo PDF pero si tenemos cuenta en Google no tendremos por qué registrarnos ya que se puede iniciar sesión con estos datos. La interfaz es bastante sencilla e intuitiva: las distintas páginas del PDF se muestran en el lado izquierdo y las opciones de edición arriba a la izquierda. Permite, entre otras cosas, añadir hipervínculos, flechas, formularios, post-it, espacios en blanco, texto… y las páginas pueden ser rotadas, eliminadas o cambiadas de orden.

Crear un PDF online a partir de un documento en Word

¿Y si lo que tenemos es un documento en Word y queremos pasarlo a PDF? Bueno, la opción más fácil es usar el propio Word y la opción “Guardar como…” y dentro del desplegable, usar la opción PDF pero hay otras alternativas. De hecho, hay muchísimas alternativas y sería eterno mencionarlas todas porque al fin y al cabo, todas tienen unas prestaciones similares. Por eso mismo me quedo con PDF Online, la que para mí es de las más completas.

PDF Online no sólo permite crear archivos PDF a partir de documentos en DOC sino que además soporta otros formatos como RTF, PPT, PPS, PUB, XLS, HTML, TXT, JPG, PNG, BMP, TIFF, WMF, EMF, GIF… vamos, todo tipo de documentos de ofimática e imágenes. El proceso es bastante sencillo: subimos el archivo PDF, indicamos el nombre que queremos para el archivo PDF creado y les damos nuestra dirección de e-mail. Al final, le damos a convert y en cuestión de segundos tendremos un e-mail en nuestro correo con el archivo PDF adjunto.

Unir y dividir archivos PDF

¿Y si nuestro problema es que tenemos un archivo PDF muy grande y no lo lee bien nuestro e-reader o nuestro pc tiene pocos recursos y no lo traga? No es tan raro como puede parecer, ya que yo mismo he visto archivos PDF de más de 100 Mb y no es precisamente liviano si nuestro PC no tiene demasiados recursos o si queremos usarlo en algo que no sea un ordenador. También puede darse el caso de que tengamos varios archivos PDF y queramos unirlos en uno solo. Para ambos casos, las webs que usaremos son casi las mismas.

- I Love PDF. Esta web nos permite unir y dividir archivos PDF. Con respecto a unir hay que tener un aspecto en cuenta: tal y como vamos añadiendo los archivos, ése es el orden que tendrá el archivo PDF final. En cuanto a la división de archivos PDF, permite extraer una única página o bien, dividir archivos PDF por rangos, todos los rangos que queramos. Por ejemplo, si tenemos un archivo PDF de 6 páginas, podemos meter 6 rangos, de una única página para que como resultado tengamos 6 PDF de una sola página. Tiene una limitación importante: el tamaño máximo del archivo PDF es de 8 Mb, tanto en la unión como división.

- Split PDF. Página web más sencilla: sólo sirve para dividir archivos PDF (split). Aunque más bien se trata de extraer determinadas páginas de un documento PDF ya que sólo permite un único rango. Sencilla, pero efectiva.

- Split Merge PDF. No citaría más webs de no ser porque ésta tiene algo especial… de hecho, dos cosas. Por un lado, para dividir archivos PDF, permite extraer cada página en un único archivo PDF algo que en I Love PDF había que hacer de forma manual y aquí es automático. En cuanto a la unión de archivos PDF, permite cargarlos todos de manera automática si están comprimidos en un archivo PDF. Eso sí, tenemos que tener en cuenta que el orden de las páginas del archivo PDF resultante será el de los nombres de los ficheros PDF a unir.

Desproteger archivos PDF

Hay situaciones en las que los archivos PDF están protegidos: no se pueden imprimir o no se pueden editar. Estas situaciones se suelen dar, o al menos yo lo he visto, en PDF con contenido docente y la verdad, es algo que resulta inútil a mi parecer ya que si quieres, puedes. En cualquier caso, para esta situación yo tengo una web que me permite desbloquear estos archivos PDF para su posterior edición.

La web en cuestión se llama Ensode y es bastante sencilla de usar pese a que está en inglés: abajo del todo hay una casilla que pone “PDF file to unlock” y al lado un botón que pone Examinar. Le damos, buscamos el archivo PDF a “desbloquear“, pinchamos en submit y nos aparecerá en el navegador el archivo PDF desbloqueado. Si queremos guardarlo en nuestro ordenador, que es la opción más frecuente, nos dirigimos a Archivo > Guardar como… y listo.

Quitar la contraseña a un archivo PDF

Si un archivo PDF tiene contraseña puede presentarnos muchos problemas como que no se pueda editar en las webs anteriormente mencionadas. Sinceramente, de cara a nuestro uso exclusivamente personal, no es nada útil tener archivos PDF con contraseña salvo que el contenido de los mismos sea privado. Y encima corremos el riesgo de que se nos olvide y la opción de poder desencriptarla es bastante baja en ciertas ocasiones.

De ahí que resulte útil usar, por ejemplo, PDF Password Remover Online, una web a través de la cual podremos eliminar la contraseña en un sencillo proceso que consiste el subir el archivo PDF e indicar la contraseña de dicho archivo PDF. Y si lo preferimos, podemos subir el archivo a través de una URL, no tiene por qué estar en nuestro ordenador.

Limitaciones: Hay archivos PDF que no se pueden editar

Bueno, en realidad todos los archivos PDF se pueden editar en mayor o menor medida pero hay algunos cuya edición está condicionada. Me refiero a aquellos archivos PDF creados a partir de imágenes -algo bastante común, sobre todo en escaneos de libros- en los que la edición de los mismos es prácticamente nula. No podemos modificar el texto y añadir cualquier palabra quedaría bastante “feo” de un modo estético. Por supuesto, el resto de opciones como dividir o unir PDF, siempre es posible en cualquier PDF.

¿Por qué usar servicios web y no un programa?

No es que defienda incondicionalmente las webs anteriormente citadas antes que el uso de cualquier programa, pero sí que presentan ciertas ventajas frente al uso de un programa tradicional.

Es totalmente gratis, ya que aunque haya alguna web de pago entre las mencionadas (una sólo) siempre hay alternativas. Los programas, es difícil encontrar alguno que sea gratuito y que cumpla con el cometido a la perfección. En el caso de las webs, lo difícil es encontrar webs de pago.

Para probar los programas, en el 90% de los casos, hay que instalarlos. Eso implica “meter mierda” a nuestro ordenador de manera innecesaria porque puede que al final el programa no cumpla con nuestras expectativas. Y esto sin tener en cuenta el tiempo que perdemos en la descarga, instalación y prueba de cada programa.

Desde estas webs se puede acceder desde cualquier ordenador siempre que dispongamos de conexión a Internet. Y un dato que puede resultar obvio: las webs son compatibles con cualquier sistema operativo mientras que los programas, no.

Cada web tiene su función particular y podemos acceder a ellas desde el navegador mientras que es realmente difícil encontrar un programa que permita hacer todo lo descrito anteriormente. A lo máximo que podemos aspirar es un conversor de PDF con multitud de formatos y que además permita dividir y unir archivos.

No voy a decir que estas webs sean magníficas, geniales y maravillosas porque tienen defectos pero sin duda, para un uso normal, nos vale perfectamente. El único inconveniente que he podido observar es cuando tenemos archivos PDF de gran tamaño, en los que o bien no podemos realizar determinadas acciones porque pesan demasiado o porque nuestra conexión a Internet ralentizaría demasiado el proceso. En esos casos, principalmente en lo que se refiere unir y dividir, es cuando los programas ganan por goleada.